SoloWOS para entrenadores personales: valoraciones, paquetes y cobros

Con 12 clientes que entrenan dos o tres veces por semana das más de 100 sesiones al mes, y una buena parte se mueve: el cliente que viaja, el que se enferma, el que cambia el martes por el jueves. Encima, cada mes cobras el paquete a cada uno y persigues a los dos que siempre pagan tarde. SoloWOS se queda con la agenda y los cobros; las rutinas siguen en tu app de entrenamiento o en tu hoja de cálculo.

De la valoración al paquete pagado

1. Crea en tu agenda un tipo de cita "Valoración inicial" de 75 minutos, pagada completa al agendar y con reembolso si cancelan con 24 horas de aviso. Pagar por adelantado filtra a quien solo está preguntando.
2. En las preguntas de la cita (hasta 10) pide lo que necesitas para preparar la sesión: objetivo, días que puede entrenar, si es en gimnasio o a domicilio y la dirección. El cuestionario de salud se llena en persona; abajo explicamos por qué.
3. Si entrenas a domicilio, pon 30 minutos de margen después de cada cita para el traslado y un aviso mínimo de 12 horas, para que nadie te agende a las 6 de la mañana del mismo día.
4. Después de la valoración, mándale una cotización con el paquete: 12 sesiones al mes, el programa escrito y una revisión de avances cada 4 semanas como conceptos. La acepta en línea con su nombre y la responsiva sale a firma electrónica.
5. El recibo del primer mes sale de la cotización aceptada. Te paga con tarjeta por tu Stripe o con transferencia a tu CLABE.
6. Para las sesiones del paquete, crea un tipo de cita "Sesión de paquete" de 60 minutos, sin cobro, y apágalo. No aparece en tu página, pero los links de un solo uso que le mandas a cada cliente sí funcionan: cada uno agenda una sesión y deja de servir.
7. Los clientes de horario fijo (lunes, miércoles y viernes a las 7) van como evento recurrente en tu Google Calendar u Outlook conectado. SoloWOS lee esas horas ocupadas y no las ofrece en tu página.
8. Ese recibo lo pones a repetir cada mes en Cobros: el del mes siguiente sale solo, con el folio que sigue, el link de pago y los mismos días para pagar. Si no se paga, el recordatorio por correo sale solo unos días antes y otra vez a los 3 y a los 7 días de vencido.

Una semana normal

• Lunes de 6 a 11: cinco sesiones fijas que viven en tu Google Calendar. Tu página solo ofrece la tarde.
• Lunes en la noche: dos valoraciones agendadas y pagadas desde el link de tu Instagram.
• Martes: un cliente sale de viaje y mueve su sesión del jueves desde el link de su confirmación. Te llega el aviso y la hora queda libre para otro.
• Miércoles: al terminar una valoración mandas la cotización del paquete de 12 sesiones. La acepta en la noche y firma la responsiva desde el celular.
• Jueves: compartes el programa de noviembre en PDF y ves que tres de cuatro clientes ya lo abrieron.
• Viernes: registras en Gastos la cuota que le pagas al gimnasio por usar el piso y las ligas nuevas, y revisas qué recibos del mes siguen pendientes.

Las 13 herramientas, una por una

Así usa cada herramienta un entrenador personal. Agenda y Cobros hacen casi todo el trabajo; otras ayudan poco, y lo decimos.

• Link en bio: el link de tu Instagram con la valoración, tus paquetes y un registro de correo para tu próximo reto de 4 semanas. Cada registro entra a tus contactos.
• Links cortos: un link corto con QR para el volante del gimnasio o del parque donde entrenas. Si cambias de precio, cambias el destino sin reimprimir.
• Formularios: un formulario de primer contacto para quien todavía no sabe si quiere valoración: objetivo, horario y si busca gimnasio o domicilio. Según lo que contesta, pasa directo a agendar la valoración.
• Agenda: valoración pagada al agendar, sesión suelta pagada y la sesión de paquete apagada, que solo se agenda con links de un solo uso. Recordatorio por correo un día antes y, si quieres, una hora antes.
• Cotizaciones: el paquete mensual o el programa de 12 semanas, con cada parte como concepto. Duplicas la cotización del último cliente y cambias el nombre.
• Firma electrónica: la responsiva y tu política de cancelación (por ejemplo, la sesión se pierde si avisas con menos de 12 horas), firmadas una sola vez desde el celular.
• Rastreo de documentos: el programa del mes en PDF con link en vez de adjunto: ves si lo abrió y qué páginas leyó. Si lo corriges, apagas ese link y mandas otro.
• Grabación de pantalla: ayuda poco en la sesión, porque graba tu pantalla. Sirve con clientes en línea: grabas hasta 5 minutos recorriendo su programa con tu cámara en una burbuja y ves si lo vio completo.
• Notas y tableros: un tablero con los programas que tienes que escribir esta semana y la fecha en que vence cada uno. Lesiones y mediciones no van aquí.
• Control de horas: ayuda poco si cobras por sesión. Úsalo si vendes programación en línea: mide cuánto te toma escribir cada programa y sabrás si el precio alcanza.
• Cobros: el recibo mensual de cada paquete, que se repite solo cada mes, con link de pago, IVA si lo cobras y recordatorios automáticos si se vence.
• Gastos: la cuota del gimnasio, el equipo, la gasolina de las sesiones a domicilio y tus certificaciones, con foto del ticket. Ves la utilidad del mes y tu ISR estimado si estás en RESICO.
• Automatizaciones: a quien no llegó a su valoración le sale un correo con link para agendar otra vez, y una semana después de pagar el paquete le pides una reseña.

Datos de salud: lo que tienes que saber

Lo que te cuentan tus clientes sobre su salud es dato personal sensible para la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la vigente se publicó en el DOF el 20 de marzo de 2025). Para tratarlo necesitas su consentimiento expreso y por escrito, y un aviso de privacidad que diga qué datos sensibles pides y para qué. Tú eres el responsable de esos datos; SoloWOS los trata por cuenta tuya, como encargado, según nuestro aviso de privacidad.

• SoloWOS no es un expediente clínico electrónico y no cumple, ni dice cumplir, la NOM-004-SSA3-2012 ni la NOM-024-SSA3-2012. El cuestionario de salud (el PAR-Q o el que uses), las lesiones, los medicamentos y las mediciones corporales se quedan en tu app de entrenamiento o en papel, no en las preguntas de la cita ni en Notas y tableros.
• Usa el formulario de primer contacto para lo administrativo (nombre, correo, horario, motivo general) y deja las preguntas clínicas para la consulta y tu expediente.
• Puedes mandar tu formato de consentimiento como PDF a firma electrónica: la persona firma desde su celular y te queda el certificado con la bitácora de auditoría.
• En tu aviso de privacidad, menciona que usas proveedores para la agenda, los cobros y los correos.

Esto es información general, no asesoría legal. Revisa tu aviso de privacidad y tus formatos de consentimiento con un abogado.

Empieza con estas tres

Agenda, con la valoración pagada y la sesión de paquete apagada; Cobros, para el recibo mensual de cada paquete, que se repite solo; y Firma electrónica, para que la responsiva quede firmada antes de la primera sesión. Cotizaciones entra cuando vendas programas de varias semanas.

Herramientas gratis que te sirven

• Calculadora de tarifa para el precio de tu sesión según lo que necesitas ganar al mes.
• Calculadora de cotización para ponerle precio a un paquete de 12 sesiones con programa incluido.
• Calculadora de valor de vida del cliente para ver cuánto vale un cliente que se queda ocho meses.
• Generador de código QR para el volante del gimnasio.
• Calculadora RESICO si tributas en ese régimen.

Lo que SoloWOS no hace por un entrenador personal

• No arma rutinas, no lleva cargas ni repeticiones y no tiene app para tus clientes.
• No hay citas recurrentes ni paquetes que descuenten sesiones solos: el paquete se cobra con un recibo que se repite cada mes y cada sesión se agenda con su link.
• No hay clases grupales con cupo: cada horario de la Agenda es para una sola cita, así que tu grupo de las 7 en el parque no cabe.
• Los recordatorios van por correo, no por WhatsApp ni SMS.
• No cobra con OXXO ni SPEI al agendar: el cobro en línea es con tarjeta por Stripe.
• SoloWOS no timbra CFDI: se encarga de que te paguen. Cobros manda un recibo de cobro con link para pagar con tarjeta (por tu Stripe), CLABE o tu link de pago, y el CFDI lo timbras donde ya lo haces: gratis en el portal del SAT o con un proveedor como heru o Facturama. Lee CFDI para freelancers.