¿Qué cliente me pagó por transferencia? Cómo identificar depósitos SPEI

Esta guía es parte de inteligencia artificial para tu negocio. Va después de cobrar: si todavía no sabes qué datos darle a tu cliente para que te transfiera, empieza por cobrar por transferencia SPEI y verificar el pago. Aquí el problema es otro: llegaron depósitos y no sabes cuál es de quién.

Qué trae cada movimiento de tu estado de cuenta

No todos los bancos exportan todas las columnas, ni con el mismo nombre. Algunos juntan concepto, referencia y ordenante en una sola “descripción”; otros dejan la clave de rastreo solo en el detalle del movimiento. Antes de empezar, abre el CSV y ubica qué columna es cuál.

Paso a paso para identificar cada depósito

1. Descarga los movimientos del periodo en CSV desde tu banca en línea. Es más fácil de leer que el PDF del estado de cuenta.
2. Quédate solo con los abonos. Los cargos y el saldo no te sirven para esto.
3. Haz la lista de tus cobros abiertos con su número, cliente, monto y vencimiento.
4. Empareja primero lo seguro: mismo monto y tu número de cobro en el concepto o la referencia.
5. Luego el monto exacto sin referencia: mira el ordenante. Si dos cobros tienen el mismo monto, el más probable es el que vence más cerca de la fecha del depósito, pero confírmalo con el cliente.
6. Después los montos que no cuadran: revisa retenciones, pagos parciales o dos cobros juntos (la tabla de abajo).
7. Si sigues con duda, consulta el CEP en Banxico con la clave de rastreo.
8. Marca el cobro como pagado con la fecha del depósito y anota la clave de rastreo, por si después hay que aclarar algo.

Cuando el monto no cuadra

Las retenciones son la causa más común de confusión. Cuando una persona moral te paga honorarios, la Ley del ISR le pide retenerte 10% del subtotal (1.25% en RESICO) y la Ley del IVA, dos terceras partes del IVA. Si tu cobro dice subtotal más IVA y el depósito trae el neto, no van a coincidir por monto aunque sean el mismo pago. El cálculo está en retenciones de ISR e IVA por honorarios.

Cómo verificar con el CEP de Banxico

El Comprobante Electrónico de Pago (CEP) lo emite Banco de México con la información que reporta el banco que recibe. Se consulta en banxico.org.mx/cep con la fecha, la clave de rastreo o la referencia, el banco que envió, tu banco, tu cuenta y el monto. El CEP muestra quién envió, a qué cuenta y cuándo se liquidó, así que resuelve dos dudas a la vez: si el pago es real y de quién es. Si no aparece, puede que la transferencia siga en proceso o que no haya pasado por SPEI: muchas transferencias entre cuentas del mismo banco no usan SPEI, y para esas el comprobante es el de tu banco.

Cómo pedirles a tus clientes que paguen para identificarlos rápido

• Pide que el concepto lleve tu número de cobro, por ejemplo “COBRO 0042”. Ponlo en el mensaje con tus datos para transferir.
• Si te paga una empresa, pide que te avise cuando programe el pago y con qué referencia.
• Pide la clave de rastreo si te mandan captura del pago. Con ella consultas el CEP en un minuto.
• Evita pedir “el total con IVA” a una empresa que te retiene. Dale el total de tu CFDI, que ya trae las retenciones restadas.

En SoloWOS

En Cobros, el botón “Conciliar depósitos” recibe el CSV de movimientos de cualquier banco o el PDF del estado de cuenta. El CSV se lee sin IA y sin cupo: SoloWOS detecta las columnas de fecha, importe o abonos, concepto, referencia o clave de rastreo y ordenante, y si no está claro te pregunta “¿Qué columna es cuál?”. El PDF se lee con IA: se envía a Anthropic, que regresa solo los depósitos, y usa una lectura del cupo de tickets (Básico 5, Solo 300 y Equipo 900 lecturas al mes). Con los términos comerciales de Anthropic, esos datos no se usan para entrenar sus modelos. El archivo y sus movimientos se leen en memoria y nunca se guardan.

Para emparejar, SoloWOS solo mira cobros enviados o vistos de la misma moneda, con el mismo monto o hasta un peso de diferencia, desde que los emitiste hasta 60 días después del vencimiento. Suben la confianza tu número de cobro, el RFC del cliente (si lo tienes en las notas del contacto) y su nombre en el concepto, la referencia o el ordenante, y la pantalla dice por qué (“Mismo monto, “INV-0012” en la referencia”). Un monto menor que nombra un cobro sale como “Pago parcial, sin emparejar”, y uno parecido a un cobro ya pagado, como posible duplicado.

Nada se marca sin tu clic en “Marcar N cobros como pagados”. Cada cobro queda pagado por transferencia en la fecha del depósito, con la referencia en la nota, y tu cliente no recibe ningún correo. SoloWOS no maneja pagos parciales y no timbra el complemento de pago: si facturaste en PPD, lee cuándo se emite el complemento de pago. Desde Cobros también puedes enviar recibos de cobro con link de pago para que te paguen con tarjeta, y el asistente de IA de SoloWOS te contesta “¿quién me debe?” con lo que quede abierto.